QUI CHẾ HOẠT ĐỘNG BAN LIÊN LẠC CỰU HỌC SINH
TRUNG HỌC HOÀNG DIỆU SÓC TRĂNG
A. MỤC TIÊU HOẠT ĐỘNG:
Ban liên lạc cựu học sinh Hoàng Diệu (CHS HD) được hình thành trên tôn chỉ tự nguyện của các CHSHD Sóc Trăng, hoạt động không vụ lợi riêng, không đi sâu lĩnh vực chính trị, tôn giáo. Mục đích hình thành của Ban nhằm:
- Mục tiêu 1: Là cầu nối mối quan hệ các Cô Thầy cũ và CHS trường trung học Hoàng Diệu, tạo cơ hội để các mối quan hệ này ngày một bền vững và rộng rãi hơn.
- Mục tiêu 2: Cổ vũ những truyền thống tốt đẹp trong học đường như: Tiên học lễ, hậu học văn; Tôn sư trọng đạo; Uống nước nhớ nguồn…
- Mục tiêu 3: Góp phần tương trợ trong Cô Thầy và CHS HD, phát động tinh thần tương thân tương ái trong CHS HD.
B. TỔ CHỨC, NHÂN SỰ:
Để đáp ứng mục tiêu trên, tổ chức, nhân sự và trách nhiệm thành viên điều hành Ban như sau:
- Trưởng ban: Hồ Quốc Lực, K68, phụ trách chung.
- Trưởng tiểu ban ngoại vụ: Lưu Quốc Bình, K57, phụ trách mục tiêu 2 và một phần mục tiêu 1.
- Trưởng tiểu ban nội vụ: Bùi Ngọc Thạch, K67, phụ trách một phần mục tiêu 1 và hỗ trợ các tiểu ban còn lại.
- Trưởng tiểu ban tương trợ: Thái Văn Hợp, K57, phụ trách mục tiêu 3.
- Ủy viên giám sát: Mã Thị Thanh, K 70. Giám sát toàn bộ các mặt của Ban, tập trung về tài chánh.
- Các Phó ban: là Trưởng ban đại diện CHS các khóa học, phụ trách liên lạc các CHS chung khóa học và đảm nhận những việc trong các tiểu ban theo yêu cầu. Trước hết gồm các thành viên sau:
+ Thái Văn Hợp, K57.
+ Trần Văn Quận, K64.
+ Bùi Ngọc Thạch, K67.
+ Lý Hoàng Minh, K 68.
+ Võ Văn Nuôi, K69.
+ Trương Anh Tòng, K70.
+ Lâm Hoàng Phượng, K71.
- Cố vấn: Vương Kim Anh, K62, nguyên hiệu trưởng trường Hoàng Diệu, nguyên Trưởng ban liên lạc CHS Hoàng Diệu.
- Các ủy viên: là các cựu học sinh nhiệt tình, có lòng góp sức với sinh hoạt của Ban.
- Thủ quỹ: Ngô Thị Nga K68.
Nhân sự các tiểu ban do Trưởng tiểu ban chọn. Nhân sự chủ chốt Ban liên lạc sẽ được bầu lại trước mỗi lần họp trường.
C. QUI ƯỚC NHÂN SỰ:
+ Để thuận tiên trong liên lạc, bất kỳ khóa học nào đã hình thành Ban đại diện khóa thì Trưởng ban đại diện khóa học mặc nhiên sẽ đảm nhận chức vụ Phó ban liên lạc của Ban liên lạc chung nêu trên.
+ Khóa học nào chưa hình thành Ban đại diện khóa học, Ban liên lạc chung sẽ hỗ trợ vận động. Thành viên nòng cốt là một cựu học sinh trong khóa đó. Trước mắt cựu học sinh nòng cốt đó sẽ là Trưởng ban đại diện lâm thời khóa học cho tới khi CHS khóa học đó chọn ra Ban đại diện chính thức.
+ Khi Ban đại diện khóa học thay đổi Trưởng ban, mặc nhiên Trưởng ban mới sẽ là Phó ban chung và Trưởng ban đại diện cũ sẽ tự động không giữ chức Phó ban chung.
+ Thời điểm chuẩn bị họp trường, bầu lại Ban liên lạc chung, tất cả thành viên trong Ban liên lạc chung cũ tự động thôi chức và bàn giao công việc cho Ban liên lạc mới trong vòng hai tuần kể từ ngày có Ban liên lạc mới.
+ Trưởng ban liên lạc có quyền điểu chỉnh tổ chức phù hợp tình hình thực tế trên cơ sở có trao đổi trong các thành viên chủ chốt gồm Trưởng ban, các Trưởng tiều ban và các Phó ban.
+ Mỗi CHS có quyền tham gia nhiều chức danh trong Ban liên lạc.
D. CÔNG VIỆC CÁC TIỂU BAN:
1. Tiểu ban ngoại vụ:
+ Quảng bá hoạt động của Ban tới Cô Thầy, các đồng môn HD thông qua các phương tiện có được như Web, Đặc san, giao lưu gặp gỡ… Qua đó kết nối, tạo dựng mối quan hệ Thầy trò, đồng môn trên nền tảng trân trọng những tình cảm, những truyền thống quí báu đã có… làm gương sáng cho thế hệ con cháu.
+ Cỗ vũ những truyền thống tốt đẹp trong học đường thông qua những phương tiện thông tin có được.
2. Tiểu ban nội vụ:
+ Liên lạc Cô Thầy, đồng môn cũ.
+ Cầu nối để Cô Thầy, đồng môn tham gia các sự kiện do Ban liên lạc thực hiện.
+ Cầu nối các Ban đại diện khóa học.
3. Tiểu ban tương trợ:
+ Vận động mạnh thường quân, đồng môn đóng góp cho quỹ tương trợ của Ban thông qua các phương tiện có được như Web, Ban đại diện các khóa học, mối quan hệ cá nhân…
+ Thực hiện nghĩa cử tương trợ như trợ cấp bệnh, trợ cấp khó khăn tới Cô Thầy và CHS trường Hoàng Diệu; trợ cấp học bổng tới học sinh Hoàng Diệu khó khăn học giỏi; phúng điếu… Mức trợ cấp và đối tượng trợ cấp cụ thể tùy tình hình tài chánh của Ban sau khi có trao đổi trong các thành viên chủ chốt Ban.
E. QUI CHẾ THÔNG TIN, HOẠT ĐỘNG:
+ Hoạt động của các thành viên chủ chốt trong Ban nên thông báo cho nhau nắm. Sau khi có kết quả một hoạt động nào đó, thành viên liên quan nên có bài viết tóm tắt hoạt động và được thông tin trên Web để mọi người cùng biết. Người nhận kết quả hoạt động là Trưởng ban. Chịu trách nhiệm lên Web là Tiểu ban ngoại vụ.
+ Hoạt động của các thành viên chủ chốt, ngoài việc được phân công còn những việc phát sinh trong thực tế. Trong tình huống khó khăn, các thành viên phải báo cho Trưởng ban để cùng bàn bạc, xử lý công việc đạt kết quả tốt nhất.
+ Các thành viên chủ chốt không được nhân danh Ban liên lạc để làm những việc không thuộc hoạt động của Ban, nhất là những việc ảnh hưởng uy tín Ban. Sự vi phạm, nếu có, sẽ do các thành viên chủ chốt thống nhất cách xử lý về mặt tổ chức.
+ Thông tin trên Web cũng như các phương tiện khác của Ban thực hiện nghiêm túc theo mục đích tôn chỉ hoạt động của Ban. Mọi hoạt động của Ban trên cơ sở tuân thủ luật lệ hiện hành. Mọi sai sót ngoài ý muốn phải nhanh chóng khắc phục.
F. QUI CHẾ CỐ VẤN:
+ Thành viên cố vấn là các Cô Thầy cũ, các đồng môn có nhiều kinh nghiệm trong cuộc sống, có uy tín trong sinh hoạt của Ban.
+ Ban liên lạc sẽ có thượng lượng trong các thành viên chủ chốt trước khi mời các Cô Thầy và đồng môn làm thành viên cố vấn cho Ban.
+ Thành viên cố vấn tư vấn cho Ban những suy nghỉ của cá nhân về những công việc nên làm sao cho hoạt động của Ban ngày càng nề nếp, chất lượng hơn trong khuôn khổ tôn chỉ, mục đích hoạt động của Ban.
+ Không hạn chế thành viên cố vấn.
G. QUI CHẾ TÀI CHÁNH:
Nguồn quỹ của Ban có được do các mạnh thường quân và đồng môn đóng góp. Nguồn quỹ này được tách bạch cho hai mục đích:
+ Mục đích tương trợ: các mạnh thường quân đóng góp có ghi rõ là góp vào quỹ tương trợ sẽ được tách riêng ở quỹ tương trợ. Nguồn quỹ tương trợ còn được hỗ trợ từ quỹ chi tiêu chung.
+ Mục đích chi tiêu chung cho hoạt động Ban: nguồn quỹ từ đợt vận động nhân họp trường và từ các nguồn thu mà các thành viên đóng góp nói rõ là ủng hộ cho quỹ hoạt động của Ban. Tùy tình hình Trưởng ban sẽ phân bổ một phần quỹ này cho việc tương trợ nêu trên sau khi có sự trao đổi trong thành viên chủ chốt Ban.
+ Ghi lệnh chi: Lệnh chi có mẫu rõ ràng. Trưởng ban và ba Trưởng tiều ban có quyền ghi lệnh chi và nhận tiền (có ký nhận trong sổ thủ quỹ) từ thủ quỹ. Trước khi ghi lệnh chi trên một triệu đồng, các Trưởng tiều ban phải thông báo cho Trưởng ban đề nắm tình hình và cân đối tài chánh.
Các Phó ban được ký lệnh chi sau khi đã thông qua Trưởng ban.
+ Mẫu lệnh chi: do Trưởng tiều ban nội vụ cung ứng. Trong lệnh chi ghi rõ nội dung chi, đối tượng nhận, thời gian nhận và những nội dung liên quan nếu có.
+ Mẫu lệnh thu: khi có sự đóng góp, Trưởng tiều ban nội vụ ghi lệnh thu. Trong lệnh thu ghi rõ người (tổ chức) tài trợ, số tiền, ngày thu và có vô sổ theo dõi các đợt thu, phiếu lệnh thu.
+ Cuối tháng, thủ quỹ báo cáo thu, chi, tồn quỹ (có chi tiết) tới Trưởng tiểu ban nội vụ. Trưởng tiểu ban nội vụ sẽ báo tới Trưởng ban, các Trưởng tiểu ban, các Phó ban và ủy viên giám sát.
+ Các thành viên trong Ban hoạt động tự nguyện, không nhận thù lao từ nguồn tài chánh Ban.
+ Hoạt động tài chánh sẽ thường xuyên được cập nhật công khai trên trang web của Ban.
H. QUI CHẾ GIÁM SÁT:
+ Ủy viên giám sát được cung cấp tất cả thông tin hoạt động của Ban từ Trưởng tiểu ban nội vụ.
+ Ủy viên giám sát có quyền đòi hỏi tất cả thành viên Ban liên lạc cung cấp thông tin hoạt động và giải trình.
+ Ủy viên giám sát có trách nhiệm nhanh chóng thông tin tới Trưởng ban những nội dung hoạt động của Ban mà Ủy viên giám sát thấy rằng chưa đúng với tôn chỉ, mục đích hoạt động của Ban. Phần giải quyết những phản ảnh là trách nhiệm của Trưởng ban trên cơ sở có sự thương lượng trong các thành viên chủ chốt Ban.
I. QUI CHẾ CHUNG:
+ Mọi sự thay đổi các nội dung trên đây cần có sự thống nhất trong các thành viên chủ chốt Ban.
+ Toàn bộ nội dung trên đây (và nếu có thay đổi) sẽ được công bố trên trang Web của Ban tại địa chỉ http://hoangdieusoctrang.com.
GHI CHÚ: Khóa của chị Hiền và anh Thắng chưa biết ai là Trưởng ban đại diện khóa học nên chua có người đại diện làm phó ban LL.
MỘT CÔNG VIỆC TRỌNG TÂM SẮP TỚI:
1. Phối hợp Ban giám hiệu trường trung học Hoàng Diệu tổ chức buổi họp trường nhân kỷ niệm 55 năm khai giảng khóa học đầu tiên. Ngày họp trường sẽ diễn ra cuối tháng 9 năm 2012. Nhân dịp này Ban sẽ ra mắt một Đặc san ghi nhận thành quả hoạt động của Ban 5 năm qua và dịp để các Cô Thầy, đồng môn trãi lòng tâm sự cũng như thể hiện khả năng văn chương của mình.
2. Vận động và hỗ trợ CHS các khóa học thành lập Ban đại diện khóa học để dễ liên hệ và sinh hoạt.
3. Vận động mạnh thường quân và CHS đóng góp cho quỹ tương trợ.
4. Xây dựng trang Web để quảng bá nội dung hoạt động của Ban. Qua đó thu hút CHS tham gia góp sức cho các mục tiêu Ban đề ra.
5. Tổ chức buổi gặp gỡ Cô Thầy trước thềm Xuân năm mới. Dự kiến sẽ diễn ra tháng 1 năm 2013 tại nhà hàng trong nội thị Sóc Trăng. Đối tượng mời dự là tất cả Cô Thầy cũ, các CHS có lòng tham gia và có đăng ký trước.
=========//===========
